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信息化背景下档案管理工作的创新研究

来源:核心论文发表 所属分类:经济管理 点击:次 时间:2020-09-05 08:47

  摘要:伴随着信息化时代背景,传统档案管理工作已经不能满足新时期的要求,高校档案管理亟需进行信息化技术改革,以适应现实工作需要。本文根据档案管理中暴露出的一些问题,有针对性的提出创新策略,为档案管理的信息化发展提供借鉴。

信息化背景下档案管理工作的创新研究

  关键词:信息化;档案管理;管理创新

  一、信息化背景下档案管理工作现状

  习近平同志指出:“档案工作是一项非常重要的工作,经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案。”对于高校建设而言,档案管理工作已经成为教学、科研、管理工作中的重要环节。互联网发展过程中技术手段的不断提升,给当前高校档案管理工作带来了契机。

  在信息化背景下,档案管理人员只需要通过档案管理软件在数据库中对档案进行管理,突破时间和地域的限制,即可实现资料的快速查询和定位,在线完成档案的录入、查询、借阅、追踪及管理等工作。

  二、信息化背景下档案管理工作问题

  随着信息化时代的到来,档案管理工作衍生出了新的形式,实现了档案从录入、整理到查阅跟踪的信息化方式。但在实际的工作中还是暴露出了一些问题,给信息化背景下档案管理工作带来了一定的困难。

  (一)档案管理部门缺乏创新意识

  信息化背景下,档案管理部门缺乏创新意识,在高校配备了档案管理软件工具后,使用管理部门只是按部就班的利用工具进行操作,没有意识到信息技术不仅可以利用到档案管理工具上,还可以将其利用到体制层面,实现管理体制和管理模式的创新,实现传统管理模式的信息化升级和更新。

  (二)档案管理软件规范意识不足

  首先是档案录入信息不统一。在档案录入过程中,很容易出现文件编号格式混乱、特殊字符不统一等问题。实际上,要解决此类问题,可将规范后的信息导入到档案管理软件中,避免手动输入,减少错误率同时也提高了工作质量。其次是档案信息收集不完整。一方面,很多领导对档案管理工作不够重视,很多档案在平时被遗忘、被搁置,当真正需要时,没有一个较为成熟的体系去调用;另一方面,档案信息收集录入工作是一个枯燥、乏味、漫长的过程,长此以往,档案管理人员难免出现敷衍塞责的现象。第三是档案借阅归还不及时。一方面是借阅制度不够健全,没有制订档案违约和赔偿的处理办法;另一方面在传统档案管理模式下,不能进行在线续借服务,部分用户不愿意前往档案室办理续借手续,导致档案延期不归还的现象频发。

  (三)档案管理人员欠缺专业素质

  面对当前档案管理压力,档案管理人员要具备极高的专业素质。根据笔者在工作过程中的观察,发现现阶段部分档案管理人员并没有达到工作要求的职业素养,部分管理者对档案管理工作不够重视,细心、耐心程度不够。除此之外,很多档案管理人员没有接受过专业的培训,所学的专业与档案管理不符,对现阶段的信息化的快速发展不够敏感,思想和观念还保留在传统档案管理模式下,不可避免的在信息化进程中犯了难,滋生了消极、抵触情绪,给档案管理工作的开展带来阻碍。

  三、信息化背景下档案管理工作的创新策略

  在数量大、要求严的档案管理工作下,传统的档案管理模式已经不能与档案管理信息化进程相匹配,档案管理人员必须积极挖掘创新策略。

  (一)档案管理原则:统一规范

  制定相关制度规定,使管理者可以按章办事。建立统一的规范和标准化的管理制度,为档案管理工作顺利开展提供制度支持;转变传统落后的理念,利用互联网对档案进行信息化处理,利用计算机、大数据等先进的信息技术,开展档案的录入、管理、检索、分析,建设并管理数据库。

  (二)档案管理软件:功能升级

  打造信息管理中心,将各个单位的档案同步在信息化档案中心进行管理,加强信息化基础设施建设,利用档案管理软件,建设数据资料库,通过设置相应的资料储藏柜,配备相应的电子监控和报警系统,为档案资料提供最基础的安全保障,真正实现从软件到硬件的全方位信息化升级。

  (三)档案管理人员:提升素质

  档案管理人员作为最核心的力量,信息化技术水平及专业素质的高低必然决定着档案信息管理的效率和水平。在招聘时着重招聘具有档案管理专业背景的人,也可对在岗人员有计划的进行定期培训,使之认识到信息化档案管理的价值和意义,帮助他们学习了知识,也得到了实践档案管理系统的机会。对在实践中存在的问题,可提出合理化建议,探讨解决方案,以此完善管理系统。

  (四)档案管理方式:利用大数据

  1、云计算

  随着信息化的快速发展,云计算能够与档案管理工作进行有效的结合。一方面,云计算技术虚拟化程度比较强,具有灵活的存储能力,可以将高校的档案全部存储在云端,实现从云端的直接调用和检索,方便快捷,避免产生管理漏洞,大大减少了档案管理的时间和空间,安全系数提高;另一方面,云计算的本质是依托于大数据模式的,可以根据现有的数据进行数据趋势化的分析,从而达到数据的预测目的,帮助档案管理人员制定档案管理策略,使得档案管理过程中可以即时计算所需要的数据,全面提升档案管理水平。

  2、数据挖掘

  所谓数据挖掘技术是指从大量的、不完全的、相对比较模糊的数据中,找到其中隐含的规律,发现人们之前没有察觉到的有用的信息。这对管理者的预判和策略制定,具有非常重要的意义。利用数据挖掘技术可以针对数量巨大的档案进行统计,实现新旧档案的整合,通过建立数据模型,并根据数据模型进行档案信息的快速分类,实现信息数据库的建设;也可以根据档案借阅记录,建设相应的数据模型,通过数据分析发现档案借阅者的特征,为借阅人提供更加具有针对性的服务。

  3、电子标签

  电子标签是指利用计算机通信以及大数据技术对高校的档案进行储存、查阅、安保等方面的信息化管理。电子标签包含了档案的目录,卷宗编号,储存柜、借阅记录等信息,将其粘贴在相应的文件上,可以实现利用读写器对档案进行及时的查找、记录和盘点工作,使得档案的管理真正实现信息化。一方面,电子标签可以实现对档案记录的自动审核,大大节约了人力,也有效的避免出现人员不细心所导致的信息错误问题;另一方面,电子标签档案有了电子化的定位,可以在后台实现档案的自动盘点,档案一旦出现问题,如被非法带出借阅区域,会立即进行报警,提高了安全系数,保障了档案流动过程中的安全性。

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  结语

  随着信息化的发展,高校信息化建设也在逐步深化。利用信息化技术进行档案管理工作,可以提高档案管理效率和质量。以现代化信息技术为支撑,通过革新技术手段,升级软硬件功能,使传统档案借助信息化技术加以改造,搭建档案管理平台,提升档案管理人员信息化水平,实现传统档案向信息化档案的过渡,以此完善档案服务能力,为实现高校档案深层次的开发利用提供可能。——论文作者:王晓伟

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