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关于做好卫生执法档案管理工作的思考

来源:核心论文发表 所属分类:经济管理 点击:次 时间:2020-09-04 08:33

  摘要:随着卫生系统改革地不断深入,卫生综合监督执法档案管理的重要性,在整个卫生综合监督执法工作中的地位越来越凸显。目前,许多基层卫生监督执法机构以及监督执法人员,对这项关工作的重要性、必要性认识明显滞后,存在很多问题和不足。本文并就如何解决这些问题提出整改对策与措施。

关于做好卫生执法档案管理工作的思考

  关键词:卫生执法;档案;思考

  卫生执法档案是卫生综合监督执法工作的文字记录和历史记录,包括文字、图表、声像等不同形态,它充分体现和反映了卫生综合监督执法工作的业务水平和管理能力。随着卫生系统改革地不断深入,卫生综合监督执法档案管理的重要性,在整个卫生综合监督执法工作中的地位越来越凸显。但是,目前,许多基层卫生监督执法机构以及监督执法人员,对这项关工作的重要性、必要性认识明显滞后,部分基层卫生监督执法机构的监督执法文书制作、整理、归档等工作还很不规范,存在很多问题和不足。为加强卫生监督执法文书档案建设,进一步提高管理水平,现就基层卫生监督执法档案管理中存在的一些主要问题进行探讨,并就如何解决这些问题提出整改对策与措施。

  1.存在的主要问题

  1.1卫生监督执法材料收集不完整、归档不及时。由于多数基层卫生计生监督执法人员在多年的执法过程中,形成了重监督执法过程、轻执法文书制作的陋习,执法文书归制作档意识淡薄。加之部分监督执法机构对执法文书归档的范围和时限界定不明确、要求不严格,致使许多执法文书长期暂存于执法人员手中,不能及时归档,造成部分执法文书漏登、漏报,有的甚至丢失,等到检查时只能东拼西凑,补充完善,大大降低了监督执法文书的准确性、可靠性。

  1.2卫生综合监督执法文书制作不完整、不规范、不系统。

  目前,许多基层卫生监督执法文书的形成比较粗糙,问题多、漏洞多,达不到档案管理的完整性、系统性、安全性要求,主要表现在以下几个方面:

  1.2.1.执法文书内容制作不规范。如:有的叙述事实颠三倒四,逻辑性不强;有的使用口语、简略语,不能正确使用专业术语;有的用词造句运用比喻等修辞手法,文不达意,表述不准确;有的书写潦草,涂改现象严重;有的惜字如金,寥寥几笔,过于简单;有的洋洋洒洒,重复啰嗦,过于冗长等。上述这些问题的存在,使监督执法文书档案失去了其原始性、可靠性、权威性,降低了其应具有的重要价值。

  1.2.2.执法文书内容漏项、缺项严重。如:卫生监督执法文书的目录、编号、当事人身份事项、落款的日期、行政机关名称等项目填写不全、不完整,存在落漏现象。

  1.2.3.执法文书中处罚依据的法律、法规或引用的条款不明确,不能具体到第几条、第几款;叙述案情涉及的相关企业、单位机构称谓不准确,多用不规范的简称,表述不恰当。

  1.3.档案管理人员较少、专业水平不高,现代化管理能力不强。一是多数基层卫生监督执法机构,特别是镇级监督执法单位,因人员不足,没有设置专门的档案管理科,没有配备专职档案管理人员,档案管理人员多为兼职,且多数没有参加过专门的业务知识培训,业务不熟练、不精通,因此,在具体工作中难免会出现问题。二是档案管理技术滞后,现代化、信息化能力不强。因资金问题,多数监督执法机构档案管理硬件建投入不足,计算机、信息化技术应用不充分,档案分类、编号、立卷多靠手工操作,缺乏先进的自动化技术支撑。三是多数监督执法机构必要的数据信息缺乏,特别是当前卫生工作和计生工作合并后,卫生计生执法文书种类多、信息量大,但是,资料汇总和统计数据分析效率不高,导致许多有价值的信息不能被挖掘和采用。

  2.整改对策与措施

  造成上述问题的主要原因,是基层卫生监督执法机构对执法文书档案管理思想认识不足,工作重视不够,推进措施不力导致的结果。具体地讲,就是档案管理科室设置不全,管理制度不完善,专兼职人员专业水平不高,单位自查和上级督查力度不够等。针对这些问题,我们提出如下整改建议。

  2.1.健全档案管理制度,使档案管理有章可循。监督执法机构要建立健全《档案收集制度》、《档案整理制度》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案安全制度》等规章制度,并严格执行各项规章制度,使监督执法案管理工作有章可循。

  2.2.设置档案管理科室,配备专(兼)职工作人员。县级监督执法机构要专门设立档案科,配备档案橱、电脑、通信网络等设备。根据工作需要,选派责任心强、专业素质高的人员,专职从事档案管理工作;同时,其他业务科室各选配兼职管理员,及时收集执法文书,定期移交管理科,对执法文书统一管理,保证工作中形成的执法文书及时归档。

  2.3.高度重视,加强对档案工作组织领导。卫生监督执法机构,特别是县、镇级卫生计生监督执法机构,一定要高度重视档案管理工作,将其作为工作的重中之重来抓;单位一把手负总责,分管领导靠上抓;要同执法业务工作同部署、同安排,同检查、同考核;要进一步明确档案工作任务分工和工作责任,要及时发现和研究解决档案工作中存在的困难和问题,推进档案管理工作顺利开展。

  2.4.加强业务知识培训,提高档案管理人员水平。监督执法机构要通过举办培训班、以会代训、派人员出去学习等灵活多样的方式,加强档案管理新知识、新技术的培训学习,提高档案管理人员专业素质和管理水平。

  2.5.加大督查考核力度,不断提升档案管理水平。监督执法机构内部要建立档案管理责任制,制定考核指标,定期考核评价。国家、省市业务主管部门,要通过定期组织开展知识竞赛、执法文书评比等活动,加强对基层监督执法机构档案管理的督查和指导,推进基层监督执法机构档案管理工作走上制度化、规范化、科学化管理轨道。

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  总之,卫生执法档案体现了卫生综合监督执法工作的业务水平和管理能力,是保证和规范卫生工作的重要信息载体,只有不断提高认识,及时解决但昂整理、归档等工作中存在的问题,才能不断提升卫生执法档案水平,更好地促进卫生事业的健康发展。——论文作者:张学栋

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