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探析档案管理工作中的声像档案管理问题及其措施

来源:核心论文发表 所属分类:经济管理 点击:次 时间:2020-07-24 13:57

  摘要:现代档案形式不仅有文字档案,还有声像档案形式,并且其是现代档案非常普遍的档案形式,尤其是随着科技的进步发展,声像档案形式应用越来越广泛,应用的频率也日益增加。其包含的内容非常多,主要是以声音与录像等相关形式进行保存,具有客观真实性等特征,使得现代档案很多是以声像档案的形式存在。因此为了充分发挥声像档案的功能作用,本文阐述了声像档案的主要特征,对档案管理工作中的声像档案管理问题及其措施进行了探讨分析。

探析档案管理工作中的声像档案管理问题及其措施

  关键词:声像档案;特征;现代档案管理;问题;措施

  声像档案管理工作是现代信息档案管理的重要内容,相对于其他档案而言,声像档案的种类更加多样,所以对其管理相对比较困难,因此必须做好声像档案管理工作,但是由于各种因素的影响,使其存在诸多问题,基于此,以下就档案管理工作中的声像档案管理进行了探讨分析。

  1.声像档案的主要特征

  声像档案是相关单位、社会组织或者企业在进行各项业务活动的过程中逐渐形成的具有较高保存利用价值的以影像和声音为主,辅助文字说明的客观记录。笔者认为其主要具有以下特征: 1.1收集广泛性特征。声像档案内容比较多样化,并且类型非常繁多,包含社会、经济以及文化等相关事件,其形式主要是以声频和视屏为主,并且包括相片、录影等形式,使得声像档案收集具有比较广泛的特征。

  1.2直观形象特征。声像档案主要是以声像等形式为主,其能够运用声像记录所发生事件,使得档案资料具有直观形象等特点,并且随着科技的进步发展,信息技术可以为声像档案提供支持,并且声像档案以其直观形象的优势,在实际的档案管理中得到广泛应用。

  1.3内容真实性特征。声像档案一般是通过声屏与视频的形式进行表现,同时添附相关文字对事件的声像视屏进行描述说明,真实阐述历史事件发生的整个过程。并且必须把具有价值的声像视频进行分类整理,声像档案内容的真实性,可以使声像档案的功能价值得到充分发挥,并且能够反映历史事件的客观性。

  1.4补充性特征。相比传统纸质档案,声像档案具有明显优势,但是传统纸质档案在目前也必须不可或的存在,并且传统纸质档案与声像档案具有相互补充的关系,比如某些会议档案,会议相关的决议与记录通常是以传统纸质档案形式表现,而参会人员的相片、发言以及会议的进程可以通过声像档案的形式进行表现,这充分说明了声像档案的补充性特征。

  2.档案管理工作中的声像档案管理问题分析

  现代档案管理过程中,由于受到诸多因素的影响,使得声像档案管理存在很多问题,主要表现为:

  2.1管理制度问题。目前声像档案管理方式主要存在档案室集中统一管理、各科室一年一次移交档案室以及由科室分散保管或个人保存等形式。由于很多单位对声像档案都没有开展集中统一管理,导致缺乏有效的保障。有些单位虽然建立了相关管理制度,但是也没有贯彻落实,管理制度只是一种形式,使得声像档案不能有效发挥其价值。 2.2意识问题。目前基本上所有单位都配备了相关的声像设备,但是由于诸多因素的影响,没有做好声像设备管理工作,使得声像设备没有得到有效运用;并且由于管理人员的变动,认为声像档案不重要,交接工作不完整,导致声像档案价值不能得到应用。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案,由于对声像档案管理缺乏重视,档案部门去收集时,没有主动交,其根本原因主要是缺乏档案意识。

  2.3归档问题。基于声像档案的特征,其归档具有时效性要求,比如声像档案中的声像视频一般需要运用文字对其进行描述说明,假如没有及时对这些声像视频进行归档,随着时间的推移,相关工作人员也无法完整记录当时发生的事情,就无法对这些声像视屏进行文字的详细说明,造成这些声像档案价值不能得到充分发挥。

  2.4存储问题。声像档案的存储要求比纸质文档的存储条件更严格,声像档案保存必须具备恒湿、恒温、防磁等存储要求。但是由于有些单位不具备声像档案的存储条件和不重视声像档案保存,将不利于声像档案的长期保存,并影响声像档案的使用价值。

  3.档案管理工作中的声像档案管理措施分析

  3.1制定完善声像档案管理制度。基于声像档案管理存在的问题,现代档案管理工作中的声像档案管理需要合理制定切合实际的管理制度来规范声像档案管理。因此相关档单位必须结合实际要求制定完善的声像档案管理制度,对声像档案进行规范管理。并且需要从声像档案的收集、分类等方面着手,统一交给规定的档案管理部门。同时需要根据单位的实际情况,建立科学的相关声像档案管理制度,从而可以有效防止声像档案的遗失现象。另外声像档案的日常管理过程中,必须制定完善的借阅、保管以及运用等日常管理制度。对于有些需要长时间保存的声像档案,必须按照规定要求,定时交到档案馆,使声像档案管理制度得到贯彻落实。而且为了使声像档案得到有效管理,需要制定相关的配套管理制度,明确声像档案管理过程中相关人员需要负责的环节,使声像档案管理能够做到依法管理,从而保证声像档案的利用价值。

  3.2增强声像档案管理意识。现代档案管理工作不仅是档案主管部门的事,更是与声像档案相关单位以及相关人员的工作要求,所以必须充分重视声像档案管理工作。结合相关实践分析:一是需要相关主管单位以及领导的有效支持,引起社会的广泛关注,使得声像档案管理能够得到所有相关人员,尤其是相领导的重视,使所有人具有正确的声像档案管理意识,使声像档案得到科学管理;二是必须抓住机遇,服务中心工作。相关的档案部门需要有效结合结合实际要求,服务本地、本单位中心工作,充分发挥声像档案的利用价值。

  3.3严格声像档案归档管理。现代档案管理的声像档案归档管理策略主要有:第一、结合声像档案管理规定要求,严格遵循档案管理流程,一般是科室的档案交给档案室,档案室交给档案馆。第二、严格做好重点档案的收集工作。需要结合实际,对重点声像档案进行重点收集,需要遵循相关管理制度,及时准确了解收集状态。第三、直接从工作人员手中收集。对有些声像档案需要直接从有关工作手中收集。第四、广泛的社会征集。对有效散存在社会的声像档案,需要利用发公告、发文件、上门实地寻求等形式,采取有偿收集、无偿捐献、个人代存等形式对声像档案进行收集。

  3.4加强声像档案保存管理。现代档案管理的声像档案管理需要根据声像档案安全保管的要求,其要求的恒温、恒湿、防磁等特定条件,相关单位需要做好配套工作。有些重点声像档案,要求运用声像柜或密闭铁柜单独存放,严格控制库房温湿度,远离光源、磁场等,并且要结合实际,定时进行检查,尽量延长声像档案寿命,从而声像档案价值得到充分利用。

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  结束语

  综上所述,随着科技的进步发展,使得机关、企事业单位办公逐步实现了现代化,同时形成了大量的声像档案,这些声像档案是各单位档案全宗的重要组成部分,并且加强对声像档案的收集与管理,对单位、对社会都具有重要意义,但是由于各种因素的影响,导致声像档案管理工作存在诸多问题,因此对档案管理工作中的声像档案管理进行分析具有重要意义。——论文作者:刘娈娈 张斌斌

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